El escaqueo de los morosos

No obstante los morosos pretenden eludir sus obligaciones de pago utilizando alguna de las siguientes tácticas:

- Negando la existencia de la deuda (no conocen al acreedor)
- Afirmando no ser responsables del pago (es un tema del exsocio)
- Alegando que no recibieron el producto o servicio facturado
- Poniendo pegas respecto al precio, calidad, cantidad, servicio, día de prestación.

La reclamación al deudor

La administración de justicia se basa en algo muy concreto: la aportación de las pruebas. Un aforismo dice: ?No basta con tener razón, hay que poder demostrarlo?, y yo añadiría: ?poder demostrar con pruebas objetivas que el deudor miente o que está equivocado?.

La carga de la prueba

La ley española dice que corresponde al acreedor la carga de probar los hechos constitutivos del derecho que reclama o sea:

- Que ha existido una operación legítima con el deudor
- Que dicha operación ha sido realizada a satisfacción del deudor
- Que se ha producido una deuda, cierta, determinada, exigible y líquida

La ley dice que corresponde al demandado la prueba de los hechos que sean suficientes para impedir, extinguir o quitar fuerza a la reclamación de la deuda (alegar prescripción extintiva).
Estos hechos demuestran la necesidad de tener la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo ante los tribunales sino en gestión ?amistosa? ante el deudor.

La documentación para reclamar una deuda

Por consiguiente la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo.
La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor, que también pueda probar su entrega al comprador y además el precio a pagar.

La documentación adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es la que:

* Acredita el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (Pedido o aceptación de la oferta)
* Prueba su entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente (albarán)
* Determina el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

En las operaciones comerciales los documentos básicos son:

- El contrato
- Las condiciones generales de venta
- El pedido o la hoja de encargo
- La aceptación de la oferta
- El albarán de entrega o acta de recepción
- La factura

El Contrato

Este documento mercantil es sin duda alguna la pieza clave del éxito de las operaciones. Si el contrato reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de escaquearse o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas.

Desde un punto de vista preventivo el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor. El deudor se obliga al pago del importe que del mismo pueda derivarse. Por tanto el contrato es una de las formas más seguras para reclamar el pago a un moroso.

El contrato no sólo impide que el deudor niegue la realidad del acuerdo comercial, sino que en caso de incumplimiento de sus obligaciones, posibilita que el acreedor inicie acciones judiciales para hacer valer su legítimo derecho al cobro.

La existencia del contrato no es tan complicado como puede parecer, ya que el contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio (art 1254 CC)
Además los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, y desde entonces obligan no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley (art 1258 CC)

La legislación española es muy flexible en cuanto a la existencia de un contrato empresarial, puesto que la ley dicta que los contratos mercantiles serán válidos y producirán la obligación y acción en juicio, cualesquiera que sean la forma y el idioma en que se celebren, con tal que conste su existencia por alguno de los medios que el derecho civil tenga establecidos (art. 51 C.Com)

Por consiguiente el contrato verbal es válido, sin embargo la declaración de testigos no será por si sola bastante para probar la existencia de un contrato cuya cuantía exceda de 1.500 ptas, a no concurrir con alguna otra prueba como dicta el Art 51 C.Com.

Para que exista contrato la legislación española nos dice que deben concurrir los requisitos del:

- Consentimiento de los contratantes
o Que debe ser libre y completo
- Sobre el objeto cierto que sea materia del contrato
o Que es la cosa sobre la que recae el contrato, un coche y el precio pagado por el mismo
- La causa de la obligación que se establezca
o Que es el fin práctico que se pretende con el contrato, coche la transmisión de la propiedad

El contrato camuflado

En ocasiones el cliente se ha negado a firmar un papel que ponga CONTRATO, pero firmó un papel que no tiene aspecto formal encabezado con la palabra CONTRATO.
El documento puede ser ?acuerdo de prestación de servicios? o ?condiciones de realización de servicios? o cualquier otra denominación. Pues bien si este papel tiene las 3 condiciones antes citadas de consentimiento, objeto y causa, es un CONTRATO en regla.

Las condiciones generales de venta

Tener unas condiciones generales de venta con cláusulas que favorezcan al proveedor frente al comprador es un instrumento muy útil para reclamar el cumplimiento de las obligaciones de pago e impedir tácticas evasivas de los deudores. Por tanto es conveniente dejar muy claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial es decir: plazo real, cómputo del vencimiento, forma de pago, penalizaciones en caso de retraso en el abono de la factura, etc.

Perfeccionamiento del Contrato a través de la aceptación de la oferta

La aceptación de la oferta (por ejemplo a través del pedido) consolida la operación comercial entre las partes contratantes y perfecciona el contrato.
Estos actos deben quedar reflejados por escrito y documentados adecuadamente, nunca hacerlos verbalmente.
La aceptación de la oferta se puede materializar mediante el pedido firmado por el cliente. También mediante cualquier tipo de documento, presupuesto aceptado, hoja de encargo es un documento muy importante. La cumplimentación por escrito del pedido o de la aceptación de la oferta por el cliente es garantía y protección frente a posibles pretextos del deudor a la hora de pagar la factura. Llegado el caso el pedido o la aceptación de la oferta se constituye en prueba eficaz y acreditativa de la existencia del contrato.

En relación a la contratación por escrito el contrato se perfecciona: ?desde que se conteste aceptando la propuesta o las condiciones con que ésta fuere modificada?. Aunque la ley no especifica que debe hacerse por escrito, resulta imprescindible a efectos probatorios que se exija siempre al cliente que realice el pedido o aceptación de la oferta de forma escrita.

Por ejemplo el vendedor le envía al cliente una carta indicando:
- el tipo de servicio a realizar
- fecha de realización
- precio completo del servicio con impuestos
- plazo de pago
- forma de pago

La recepción por parte del proveedor de una carta enviada por el comprador dando visto bueno al escrito remitido por el vendedor será suficiente aceptación de la oferta. Esto es así ya que el art. 54 del C.Com. Señala que los contratos que se celebren por correspondencia quedarán perfeccionados desde que se conteste aceptando la propuesta o las condiciones con que ésta fuere modificada

Por tanto el perfeccionamiento se puede hacer sin contrato formalmente redactado y a distancia.
También se puede hacer in situ, firmando el cliente el documento de aceptación que indique:

- el tipo de servicio a realizar
- fecha de realización
- precio completo del servicio con impuestos
- plazo de pago
- forma de pago

Toda comunicación entre el acreedor y deudor cuya constancia pueda acreditarse, cartas, fax, emails en solicitud del género o servicio objeto de la operación mercantil siempre serán garantía de la realidad y circunstancias de la transacción comercial y sirven de elementos de prueba. Por tanto deben ser conservados.

El pedido

Por consiguiente es vital acreditar lo que el cliente ha pedido y esto se consigue a través de:

- el pedido previamente impreso y cumplimentado en el que se recoge la firma del cliente aceptando condiciones de venta y el precio
- la hoja de encargo redactada y enviada por el cliente
- el presupuesto aceptado con la firma del cliente

Para que sea válido el pedido debe contener los siguientes datos:

- Fecha
- Identificación de las partes
- Referencias y cantidades del producto
- Condiciones de pago
- Precios

El género servido o el servicio prestado al cliente debe coincidir exactamente con lo que el pedido recoge. Por tanto para evitar problemas, servir exactamente lo pedido por el cliente.
En caso de no poder servir exactamente lo que viene recogido en el pedido, solicitar al cliente autorización expresa por escrito de que acepta el sustituto o sucedáneo del producto o servicio

Disponer de documentación que acredite exactamente el pedido, implica 2 obligaciones para el cliente:

- Recibir la mercancía o servicio solicitados (evitar rechazo de los bienes)
- Pagar el precio según condiciones establecidas

Para el proveedor, disponer de un pedido que le permita acreditar exactamente lo que el cliente ha solicitado permite:

- Demostrar que el proveedor ha cumplido con lo solicitado por el comprador
- Tener un documento que le ayudará a probar la existencia del contrato

En algunos sectores es corriente el uso del presupuesto. Se trata de un documento previo al contrato y creado por el oferente del servicio. En el presupuesto se hace constar todas las condiciones específicas relativas al objeto y causa del contrato con indicación del precio fijado.

La aceptación del presupuesto por parte del cliente equivale a la manifestación inequívoca de su consentimiento y la existencia del contrato. Se procederá a la realización del servicio cuando el consumidor haya firmado el documento y se le entregará copia del mismo (hecho que mejor conste en el documento).

El albarán o la hoja de entrega

Una vez perfecto el contrato, hay que justificar la entrega de los bienes o la realización del servicio, ya que de no justificarse no entraría en juego la contraprestación, que es la obligación de atender el pago de los bienes o servicios.
Por ello es necesario que quede siempre constancia de la existencia de la realización o de la entrega de un servicio. Esto se consigue a través de documentos llamados albaranes u hojas de entrega. El albarán de entrega es aquel documento que acompaña la mercancía en el momento de su entrega al cliente. El albarán también se puede utilizar una vez prestado el servicio.

Muchas empresas dan escasa importancia al albarán y no se preocupan por su correcta cumplimentación y recogida. Vale la pena señalar que el albarán puede consistir en un documento que refleja y acredita la prestación del servicio si no existiera contrato ni pedido.
Consecuentemente el principal documento para demostrar la existencia de la deuda y su cuantía es el humilde albarán. Por tanto el albarán constituye un elemento de prueba esencial, es el documento que acredita la entrega de los bienes o realización del servicio. La inexistencia del albarán debidamente cumplimentado, firmado por el cliente implica que las posibilidades de éxito en una reclamación judicial posterior en caso de impago intencional por parte de un moroso profesional son nulas.

Para que prospere la reclamación de una deuda ante los tribunales derivada de una operación de compraventa o de la prestación de un servicio, lo primordial es demostrar el incumplimiento de la obligación de pago del comprador derivado de la entrega del bien objeto del contrato o de la prestación del servicio.

Sin embargo la factura por si sola no probará la realización de la transacción comercial y precisará siempre del albarán debidamente firmado por el cliente en conformidad con el género entregado o servicio prestado.

El albarán permite sostener jurídicamente la factura, acreditando la entrega del género o servicio por parte del vendedor al cliente. Se constituye así en prueba suficiente e independiente del nacimiento de la obligación de pago del comprador. Es imprescindible que el proveedor cumplimente correctamente el albarán, y debe relacionar todos los datos que a los efectos probatorios oportunos se consideren necesarios.

Como mínimo el albarán debe:

* Hacer mención de los bienes entregados o servicios realizados
* La fecha de entrega o realización
* Fecha de expedición del albarán
* Identificación completa del cliente
* Dirección del cliente y de la entrega
* Optativo se puede valorar con precios

Para la firma del albarán lo ideal sería que firme aquella persona que debe cumplir con su obligación de pago. Sin embargo esto es una entelequia en la práctica. Por lo que cualquier empleado puede firmar el albarán si es responsable o le han asignado la recepción de las mercancías, aunque fuera sólo de manera provisional. No obstante es importante consignar junto con la firma, el nombre y apellidos y NIF de la persona que se ha hecho cargo de los bienes o servicio. Si esto último no es posible, por lo menos hay que conocer la identidad de la persona que firmó o garabateó el albarán, por si fuera necesario citarlo ante el tribunal como testigo en un juicio por impago.

En ningún caso se debe admitir una rúbrica ilegible o garabato sin conocer la persona que firmó. Tampoco sirve sólo estampar un sello de goma sin que haya una firma manuscrita de una persona identificada e identificable, ya que el moroso desaprensivo puede negar que el sello sea suyo.
Desde el momento que tengamos el albarán firmado, se puede demostrar la existencia de una operación comercial y por tanto nace la obligación de pago para el deudor. Hay que recordar que ante los tribunales, la carga de la prueba de que una parte o toda la deuda está pagada, recae siempre íntegramente en el deudor demandado.

La factura

La factura es un documento emitido por el acreedor según la normativa vigente, que expresa la obligación del pago del deudor derivada de una operación de compraventa o de una prestación se servicios.

Para la confección de las facturas dos consejos básicos:

- Ser impecable a la hora de hacer las facturas
- Poner todos los requisitos, códigos, referencias que quiera el cliente

No obstante y a pesar de ser un documento fundamental desde el punto de vista contable, administrativo y fiscal, la factura por si sola y sin un albarán que acredite y documente la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, no demuestra la existencia de un crédito a favor del acreedor. Por consiguiente la factura no tiene valor probatorio ya que el deudor puede oponerse al pago alegando no haber recibido los bienes o el servicio. También puede alegar que no está de acuerdo con los importes facturados por no corresponder el importe que refleja la factura al acuerdo original con el proveedor sobre el precio a pagar por los productos entregados o al servicio realizado.

La única solución posible para afianzar los derechos de cobro y aumentar la juridicidad de las operaciones, si no existe albarán firmado (o éste se ha extraviado) es conseguir que el cliente firme la copia de la factura indicando su conformidad expresa con la cantidad, precio y condiciones de pago de la misma. Se puede convencer al cliente que firme la factura si su usan los argumentos adecuados o se utilizan los buenos oficios de un comercial hábil en relaciones humanas.

En caso que el destinatario de la factura firme el duplicado y también el emisor, hay que tener en cuenta que se convierte en un buen medio probatorio, ya que la factura firmada por ambas partes (proveedor y cliente) es un documento privado al cual la ley y la jurisprudencia han otorgado consideración especial al estimar que en aplicación del art 1125 del CC si es aceptada y reconocida por su destinatario, adquiere casi similar fuerza probatoria y valor legal que el de una escritura pública.

La factura pro forma

La firma por parte del cliente de una factura proforma aceptando precios y condiciones implica la existencia de un pedido en firme y también de un pseudocontrato. El deudor quedará obligado al pago del precio indicado en las condiciones que determina la proforma.
Una medida preventiva en caso de desconocerse la solvencia y hábitos de pago de un nuevo cliente consiste en solicitar el prepago de la operación mediante la expedición de una factura pro forma. Con esto se evita emitir factura definitiva, se evitan los problemas contables y tributarios y las implicaciones fiscales del IVA repercutido en caso de impago de la factura. La proforma se envía al cliente con instrucciones para hacer el pago. Una vez recibido el importe indicado en la factura pro forma, el proveedor puede efectuar la entrega del producto (o la prestación del servicio), y simultáneamente emitir la factura definitiva. Vale la pena señalar que la factura proforma tiene efectos jurídicos de contrato como si fuera la aceptación de un presupuesto, ya que desde el momento en que el cliente efectúa el pago, acepta totalmente las condiciones, precios y otros aspectos de la transacción comercial que constan en la proforma.