Las primeras consultas que hemos recibido en el recién inaugurado Centro de Estudios de Morosología de EAE, han sido la empresarios están sufriendo problemas con los morosos. Estos empresarios están preocupados por la plaga de morosidad que están sufriendo, y que se ha agravado a lo largo de los últimos meses. Estos emprendedores quisieron saber que medidas podían adoptar sus empresas para acabar con el problema de los clientes morosos. Por ello, después de un intenso trabajo de búsqueda y selección de soluciones fácilmente ejecutables, hemos confeccionado un recetario práctico que les pudiera ser útil para combatir el problema de la morosidad. Los mismos consejos que gustosamente les hemos dado, los relacionamos a continuación por si pueden ser útiles a otros empresarios.

 Dejar claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial. El comercial debe acordar con el cliente las condiciones y plazo de pago en el momento de cerrar la operación y plasmarlas por escrito. Además debe determinar claramente todos las cuestiones relacionadas con el pago de la factura, como por ejemplo la fecha a partir de la cual se computa el plazo de pago, la forma de pago, y el instrumento de pago.

 Establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta relacionan todas las cuestiones relacionadas con la venta y cobro de las operaciones comerciales; es conveniente incluirlas en los pedidos, facturas y documentos habituales. Además intentar que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para que quede constancia de que las conoce y que las ha aceptado.

 Documentar siempre las operaciones desde el inicio hasta el final. Hacer un contrato que tenga cláusulas que protejan al proveedor, en cualquier caso obtener un pedido en firme del comprador firmado por una persona con poderes suficientes y hacer siempre firmar al cliente el albarán de entrega, identificando a la persona que firma con nombre y apellidos, cargo y DNI.

 Evitar las prisas, primero comprobar la solvencia. Antes de vender a crédito pedir informes de la solvencia, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente, gracias a la información se pueden evitar muchos morosos, siempre se puede esperar 24 horas antes de enviar la mercancía.

 Pedir informes comerciales. A pesar de que los informes comerciales han sido cuestionados por su poca utilidad, es conveniente seleccionar una buena empresa de información que ofrezca informes investigados y que aporten un valor añadido, fruto de una investigación personalizada.

 Si hay dudas pedir garantías. No correr riesgos innecesarios, si no se está seguro de la solvencia del cliente, pedirle garantías o avales.

 Aumentar la juridicidad de la operación. Conseguir que el cliente firme pagarés, letras o cheques para tener un crédito documentado como mayor protección.

 Para conocer una empresa estudiar al empresario. Detrás de cada empresa hay un emprendedor, analizar quién está detrás de la razón social ya que la empresa será su fiel reflejo.

 Establecer una política de créditos. Redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro.

 Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, con lo que se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

 No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que tenga un posible comprador, investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con poco esfuerzo se descubre la cara oculta de las empresas.

 Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente.

 Constituir registros de morosos. Legalizar bases de datos de morosos y registrar a los malos pagadores, con la solidaridad de las empresas se puede acabar con la morosidad.

 Adoptar un sistema pro-activo de cobro Las empresas que actúen sólo de forma reactiva, es decir las que se limitan a gestionar los impagados cuando se encuentran encima de la mesa del director financiero, tendrán un problema crónico de morosidad. La pro-actividad en la cobranza consiste en adelantarse a los problemas y actuar resolutivamente antes de que se produzcan. Consecuentemente un sistema pro-activo se basa en la identificación y solución de los problemas que puedan surgir en las relaciones con los clientes con el fin de asegurar el cobro en los plazos pactados.

 No forzar las ventas ni fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos. La presión sobre el departamento comercial para aumentar rápidamente las ventas suele provocar morosidad ya que los comerciales venden a clientes poco recomendables con tal de llegar a los objetivos

 Incorporar el lema: “Vender bien es cobrar bien y cobrar bien es vender mejor”. La empresa debe incorporar a su filosofía corporativa la máxima de que “Una venta no ha sido realizada hasta que no ha sido cobrada”

 Tener unos recursos humanos formados por personal especializado que debe recibir formación continuamente y debe estar motivado. Los recursos humanos son una de las piezas clave para el buen funcionamiento del servicio de cobros

 Invertir en una tecnología adecuada y unos programas informáticos de gestión. En los últimos años ha habido unos avances muy importante en cuanto a la tecnología adecuada para las gestiones de cobro y prevención de impagados.

 Implicar al departamento comercial en la lucha contra los morosos. Los vendedores también deben ser co-responsables de la gestión del riesgo de clientes, los objetivos de venta deben ser por operaciones cobradas y las comisiones sólo deben abonarse definitivamente si la venta realizada se ha cobrado íntegramente.

 Contratar a un especialista en Credit Management. La contratación de un Credit Manager soluciona la mayoría de los problemas de morosidad, y el coste laboral que supone este nuevo puesto se suele amortizar en los tres primeros meses, gracias a la disminución de las pérdidas por fallidos y reducción de los gastos de cobro y de los costes financieros que aporta la gestión del Credit Manager. En caso de no poder contratar un Credit Manager es conveniente buscar el asesoramiento de Consultores Especializados en Credit and Collection Management.

 Si tiene morosos y no los puede cobrar por falta de tiempo o de recursos NO LOS DEJE EN PAZ. En estos casos hay que acudir a profesionales competentes del recobro de impagados, seleccionando a la empresa de servicios competente y seria que utilizando métodos legales pero resolutivos será capaz de perseguir a los deudores y recuperar las deudas.

Consecuentemente desde el Centro de Estudios de Morosología podemos asegurarles que si las empresas siguen todos estos consejos, o por lo menos implementan la mayoría de ellos, verán como sus índices de morosidad bajan considerablemente y comprobarán como los saldos morosos desaparecen de sus balances.

Asimismo permanezco a la disposición del empresariado para cualquier consulta que me quieran hacer dirigiendo, únicamente deben dirigir las preguntas a mi atención al Centro de Estudios de Morosología de EAE o al E mail pere.brachfield@telefonica.net

Pere J. Brachfield, director del Centro de Estudios de Morosología de EAE (Escuela de Administración de Empresas de Barcelona) y Presidente de la Federación Europea de Credit Managers